Caso de National Merchandising

Caso de estudio

Nacional Merchandising recibe por correo las facturas de sus vendedores. Todas las mañanas el gerente de la oficina de correos, Ross Manning, envía a Ginny Anderson todas las facturas y correspondencia dirigida  al departamento de cuentas por pagar. Anderson, que es asistente, acumula las facturas recibidas durante la semana en un fólder. El jueves las revisa y añade la cantidad adeudada junto con el número de factura en la tarjeta correspondiente al vendedor (un registro manual de todas las transacciones contables para un vendedor en particular). Las facturas se guardan por orden alfabético en un gabinete de archivos.

Los cheques de pago de los vendedores se elaboran y firman los días viernes. Harry Demming, gerente del departamento de cuentas por pagar, revisa todas las cuentas y facturas pendientes para determinar cuáles deben pagarse. Elabora el cheque y al mismo tiempo anota el monto del cheque y los números de las facturas que ampara en la chequera. Esta información también se asienta en la tarjeta de registro del vendedor.

Los cheques se envían al contralor, Ann Williams, en un lote al que se anexan las facturas. Ella revisa y firma cada cheque. En algunos casos no autoriza el pago y regresa a Harry el cheque sin firmar.

Los cheques ya firmados se colocan en un sobre y son remitidos a la oficina de correos para que ésta se encargue de enviarlos a los vendedores.

Análisis

La oficina de correos
•    recibe por correo las facturas de sus vendedores (oficina de Correos)
•    Selecciona la correspondencia y las facturas dirigidas a “cuentas por pagar” y se las envía a (Ginny Anderson)
Cuentas por pagar
•    (Anderson) Acumula las facturas recibidas durante una semana en un folder
•    El jueves las revisa y añade cantidad adeudada, numero de factura en la tarjeta de registro del vendedor
•    Las facturas se guardan (en orden alfabético) en un gabinete de archivos
•    Los días viernes se elaboran y Firman los Cheques de pago
•    (Harry, el gerente revisa las cuentas y las facturas pendientes, para determinar cuáles debe pagarse.
•    Elabora el cheque y al mismo tiempo anota el monto del cheque y los números de las facturas que ampara en la chequera, esto también se asienta en la Se
•    Los cheques se envían al contralor, Ann Williams, en un lote al que se anexan las facturas
Contraloría
•    (Ann) Revisa las cuentas
•    Si Valida el pago,  firma el cheque, si no valida el pago, regresa el cheque a Cuentas por pagar (Harry).
•    Los cheques ya firmados se colocan en un sobre y son remitidos a la oficina de correos para que ésta se encargue de enviarlos a los vendedores.